Os documentos físicos dão trabalho, não é mesmo? Principalmente quando você precisa recorrer aos arquivos para localizar um contrato com urgência ou coletar a assinatura de um cliente que está em outro estado. Se está cansado de ter que lidar com eles e tem buscado um método mais prático e eficiente para implementar ao seu dia a dia, listamos os 5 passos para começar a usar a assinatura eletrônica no seu negócio. Continue a leitura para saber mais!
Quais as vantagens da assinatura eletrônica?
As assinaturas eletrônicas vem ajudando milhares de pessoas nos últimos anos a otimizarem tempo e a aumentarem a produtividade, mas estes não são os únicos benefícios. Confira mais alguns:
Redução de custos
Redução de custos com papel, impressão, toner, espaço físico para arquivamento e taxa de envio pelos correios ou motoboys são os primeiros pontos a serem pensados. No entanto, outro custo, as vezes negligenciado, é com o tempo. Quanto mais rápido, ágil e seguro um processo for, mais otimizado será seu processo e mais tempo seu time terá para se concentrar em outras atividades.
Além disso, também podemos citar os custos com erros. Eles geram desgastes, atrasos nas negociações e retrabalho. É muito comum acontecerem perdas de documentos e estas perdas podem acarretar prejuízos.
Mais segurança
Há um mito de que o documento físico é mais seguro que o digital, mas isto não é verdade. O documento digital é tão seguro quanto o físico, se não for mais. Para assinar um documento de forma eletrônica o signatário precisa comprovar sua identidade e autenticar o processo através de uma senha ou token de segurança. Além disso, as assinaturas eletrônicas possuem tecnologia hash, impedindo que o documento seja alterado. Do início ao fim, o sistema registra todo o histórico das assinaturas e coleta informações como IP, data, hora, e-mail, etc. Esse tipo de assinatura também possui validade jurídica e está amparado pela Medida Provisória 2.200-2/2001 que regulamenta o uso de documentos eletrônicos e assinaturas digitais.
Praticidade e rapidez
Nunca foi tão simples, rápido e fácil assinar documentos. É possível reduzir em até 95% o tempo gasto para enviar e coletar uma assinatura. O seu cliente não precisa se deslocar até sua empresa/escritório, ele assina de qualquer lugar do mundo, a qualquer hora, em minutos. Esta vantagem tem contribuído significativamente para que a experiência do cliente seja positiva.
Amigo do meio ambiente!
Com a assinatura eletrônica é possível reduzir o consumo de papel e, consequentemente, dos recursos naturais, diminuindo, dessa forma, a poluição decorrente deste processo. Sem documentos físicos, sem impressões, sem papéis.
Aumente a produtividade!
Aumente a competitividade estando um passo à frente do concorrente. Apesar desta ferramenta ter se popularizado nos últimos anos e o aumento da procura aumentado, ainda assim existe muita empresa resistente aos avanços tecnológicos e suas respectivas mudanças. Dessa forma, se o seu processo for mais ágil e prático que os concorrentes, sua competitividade aumentará.
Viu como a assinatura eletrônica pode ser vantajosa?
Sem mais delongas, agora veremos os 5 passos para começar a usar a assinatura eletrônica na Contratos Digitais.
Confira os 5 passos para começar a usar a assinatura eletrônica
- Acesse nosso site e crie sua conta gratuita. Teste todas as funcionalidades e veja o quanto é simples e fácil de usar. Temos planos que atendem as diferentes demandas.
- Com o cadastro feito, agora chegou a hora de enviar seu primeiro documento. Lembre-se de transformar seu arquivo em PDF antes de fazer o upload na plataforma. Você também pode utilizar o gerador de modelos de documentos (Speedforms).
- O próximo passo é digitar o nome documento, definir a data limite para assinatura, ativar a notificação de lembrete, escrever uma mensagem personalizada, adicionar os signatários e escolher o método de assinatura.
- Agora clique em enviar documento para assinatura. Se você optou por enviá-lo por e-mail, saiba que é possível ver quem visualizou e ainda não assinou.
- Assim que todos os signatários assinarem o documento, você receberá uma cópia dele finalizado com o respectivo comprovante de assinatura
Confira o vídeo com o passo a passo para enviar um documento!
Com a plataforma de assinatura eletrônica da Contratos Digitais, você poderá economizar tempo, reduzir custos e aumentar a eficiência da sua empresa. Comece agora mesmo e experimente todas as vantagens que oferecemos!
