paperless sua empresa sem papel
Estamos sempre ouvindo falar sobre tecnologia, ferramentas para automação de processos e, ainda assim, muitas empresas se encontram presas aos tradicionais documentos físicos.
Se parássemos para analisar, quantos documentos encontraríamos nos arquivos da sua empresa? Você tem utilizado com frequência? Seria mais fácil se estivessem armazenados na nuvem, não é? Assim poderia encontrar qualquer informação rapidamente e de qualquer dispositivo(computador, tablet ou smartphone) sem preocupação. Em uma empresa paperless a tendência é justamente essa otimização.
A gestão de paperless embora tenha surgido através de uma necessidade ambiental, beneficiou outras áreas. Se você ainda não conhece e deseja descobrir mais sobre essa prática, continue a leitura que nós teremos o maior prazer te de contar.
O que é paperless?
O paperless é um termo originalmente inglês “sem papel” que virou tendência mundial na cultura organizacional das empresas. Consiste na redução total ou parcial do uso do papel nas rotinas diárias das organizações. Ou seja, a substituição dos métodos tradicionalmente físicos por totalmente digitais, seguros e com armazenamento na nuvem.
É uma nova forma de gerir todas as documentações, proporcionando menores custos, otimização do tempo, aumento significativo da produtividade e proteção ao planeta.
Qual a vantagem competitiva em adotar essa tendência?
Todo dia um colaborador passa horas procurando documentos, isso quando não desaparecem. De acordo com a Associação Brasileira de Gestores de Documentos (ABGD), a cada 12 meses, 1 mês é perdido apenas procurando esse documentos. Sem falar no tempo e investimento necessário para elaborar, coletar as assinaturas, autenticá-los e arquivá-los.
Através da plataforma de assinatura eletrônica, todos os documentos podem ser assinados com alguns cliques, de qualquer lugar do mundo e em poucos minutos. Toda documentação é armazenada na nuvem, trazendo mais praticidade, segurança e agilidade aos negócios. Além disso, possui outros benefícios como:
- Redução de custos administrativos
- Menos riscos e mais segurança
- Liberação de espaço físico e melhor aproveitamento
- Agilidade e flexibilidade nos processos internos
- Preservação do meio ambiente
- Fortalecimento da imagem da empresa no mercado
- Mais eficiência e produtividade
- Desenvolvimento de uma cultura organizacional sustentável
Como implementar a cultura Paperless na minha empresa?
As empresas tem se movido rumo a transformação digital e você não pode ficar de fora. Separamos algumas etapas fundamentais para sua empresa também fazer parte dessa transformação. Confira!
1º Digitalize os documentos físicos
Pode ser um pouco trabalhoso no primeiro momento, mas é uma etapa necessária. Todo esforço será recompensado ao longo do tempo. Por isso, reuna sua equipe e digitalize todos os documentos e armazene digitalmente.
2º Invista em tecnologia Cloud – armazenamento em nuvem
O armazenamento na nuvem tem se tornado uma das soluções mais buscadas por empresas para armazenarem remotamente seus dados. A praticidade em encontrar qualquer documento sem passar horas procurando e de qualquer lugar/dispositivo é fantastica. Com a teconologia Cloud todo documento digitalizado pode ser armazenado rapidamente. Existem vários tipos de cloud computing para atender ao mercado corporativo, por isso dê uma pesquisada antes.
3º Utilize uma plataforma de assinatura eletrônica
Com uma plataforma de assinatura eletrônica todo processo para gerar documentos/contratos podem ser realizados remotamente em alguns minutos, sem a necessidade de imprimir, coletar assinatura, reconhecer firma e todos as etapas que você já sabe. É um passo fundamental para incorporar a cultura paperless na empresa.
4º Treine sua equipe para se adequar a mudança
Migrar para o ambiente digital requer transformação e adaptação na cultura organizacional da empresa, mas não é nenhum bicho de sete cabeças, nada que um bom treinamento não resolva. Mas antes é necessário que todos saibam as vantagens da nova formatação e entendam como tais mudanças podem impactar positivamente a empresa e eles( os colaboradores).
Quer ver como funciona na prática e começar a ganhar em produtividade e vantagem competitiva? Realize um teste grátis na plataforma Contratos Digitais e nos conte sua experiência.
paperless sua empresa sem papel
