Contratos digitais são documentos elaborados no meio eletrônico que podem ser assinados eletronicamente de qualquer lugar do mundo, a partir de qualquer dispositivo conectado a internet, e para garantir a sua validade jurídica, é necessário comprovar a autoria e integridade dos documentos em forma eletrônica, mesmo que não possuam Certificado Digital – ICP Brasil, desde que admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento. MP-2200-2/2001
Em um mundo cada vez mais competitivo, onde redução de despesas e do tempo são fatores inegáveis para o sucesso de um negócio, acima de tudo os Contratos Digitais possibilitam um equilíbrio imprescindível nessa equação.
Para que uma organização possa atingir o tão almejado ponto de equilíbrio, a gestão de documentos e contratos é fundamental. E usar contratos digitais é uma peça-chave nesse processo.
Mas quais as vantagens dos contratos digitais?
- Aumento da competitividade;
- Facilita o gerenciamento dos documentos
- Otimização dos recursos;
- Preservação ambiental;
- Otimiza o tempo;
- Aumenta a satisfação dos clientes.
Todo esse processo possibilita a transformação digital em cada mercado, que está em mutação frenética do manual para o digital. Os processos manuais estão cada vez mais fadados ao antiquado e consequentemente os meios que levam a transformação de atividades físicas para ambientes digital é uma tendência sem volta. Portanto as empesas precisam não somente investir em novas tecnologias, porém, o mais importante, é a adaptação da cultura organizacional. Não é uma questão de escolha e sim de sobrevivência das organizações e dos empregos a partir de agora.
Exemplo de custos e riscos que o FLUXO TRADICIONAL trás para a sua organização:
Para mostrar como os Contratos Digital pode estar ao seu lado, preparamos uma lista dos principais pontos favoráveis à adoção dos documentos digitais.
A Segurança dos contratos digitais
Com as tecnologias empregadas no processo de envio, coletas e armazenamento dos documentos digitais, além simplificar o dia a dia, traz dezenas de benefícios imediatos e médio e a longo prazo. O mais relevante é a segurança embarcada. Hoje com o armazenamento eletrônico, conseguimos gerencias diversos processos de qualquer lugar do mundo, sem se preocupar com armazenamentos físicos. Além disso, contudo a tecnologia HASH 256 e 512, podemos ter a certeza que um documento não sofreu alteração em nenhum momento, do início ao fim do processo.
Velocidade dos contratos digitais
É incontestável que a velocidade é um dos pontos que mais chamam a atenção de quem começa a migrar do meio analógico para o digital. É possível reduzir de semanas para dias para a conclusão de processo de assinaturas por exemplo. Deixando os envolvidos livres para executarem outras tarefas. Essa velocidade é um dos pontos que aumenta significativamente a competividade.
Otimização de espaço físico
Primeiramente, pesquisas indicam que até 60% das impressões são desnecessária. Tornando cada vez mais que esse processo seja associado as coisas do passado. É inadmissível que empresas precisem pagar aluguéis, IPTU, seguranças por espaços cada vez mais generosos, para guardar arquivos de papeis, que ainda correm risco de perdas, umidade, roubos, extravio. E para piorar, antes de tudo, quando se precisa localizar um desses documentos, perde-se horas para achar um simples documento, comprovante ou contrato.
Impacto ambiental
Hoje o nosso planeta sofre, exatamente por mantermos vícios desnecessários em nosso dia a dia, mesmo sabendo que podemos usar os meios digitais para resolvermos boa parte das atividade comerciais. Somente no Brasil, 300 milhões de arvores por ano, são necessárias para alimentar a produção de papel. Em outras palavras, quando vamos mudar essa realidade? Será que, todavia, é usando cada vez mais papel, para imprimir livros, jornais, contratos, relatórios, memorandos, projetos etc…? Precisamos fazer a nossa parte, para termos um mundo mais sustentável.
Se você deseja fazer parte dessa transformação digital, não podemos te ajudar com todas as tecnologias inteligentes do momento, apesar disso, se precisar coletar assinaturas em documentos digitais, conte conosco!
Contratos Digitais.com
Plinio Filho – CEO
