A gestão de contratos é um processo crítico para o sucesso de qualquer negócio. Gerenciar contratos de maneira eficiente pode ajudar a economizar tempo e dinheiro, além de oferecer às empresas um maior controle sobre os processos internos. Neste artigo, abordaremos as principais estratégias que podem ser usadas para tornar a gestão de contratos mais eficiente.
1. O que é gestão de contratos?
A gestão de contratos é um processo que engloba todas as etapas desde o início até o final do relacionamento entre duas partes, sejam elas pessoas físicas ou jurídicas. Esse processo envolve também a preparação de documentos e a garantia de que ambas as partes cumpram os termos do acordo.
No contexto empresarial, a gestão de contratos tornou-se um elemento essencial para gerenciar relações com clientes, fornecedores e outras partes interessadas. É importante destacar que a gestão de contratos vai muito além da assinatura e que a execução bem-sucedida do acordo exige uma forte estratégia de gerenciamento de contrato.
Ferramentas e processos que podem te ajudar
Uma boa gestão de contratos começa com a criação de processos e ferramentas adequados para garantir que todas as partes envolvidas possam entender facilmente o que está em jogo no acordo. Isso inclui o uso de ferramentas tecnológicas como software de gerenciamento de contratos, que permite o compartilhamento eficiente dos documentos necessários para negociar os termos do acordo. Além disso, os processos para revisar, aprovar e monitorar os contratos também são importantes para garantir que todas as partes cumpram suas obrigações.
As principais etapas da gestão de contratos
A gestão de contratos envolve várias etapas, incluindo a identificação das necessidades dos envolvidos, a criação da estrutura básica do acordo, a negociação dos termos, a análise jurídica, a assinatura do contrato e sua execução.
Ao longo do processo, é importante estabelecer um plano detalhado para garantir que todos os passos necessários sejam realizados corretamente e dentro do prazo previsto. Além disso, é preciso ter em mente que o processo de gestão de contratos não termina com a assinatura do documento, mas sim com o cumprimento das obrigações previstas nele.
Como tornar a gestão de contratos mais eficiente
A melhor forma de tornar a gestão de contratos mais eficiente é adotando medidas para melhorar cada etapa do processo. Para isso, é importante estabelecer processos claros e documentados para todos os envolvidos no acordo, além de investir em tecnologia para automatizar tarefas repetitivas e facilitar o compartilhamento dos documentos entre as partes.
É importante adotar uma abordagem proativa para gerenciar os riscos associados às partes envolvidas no acordo. A adoção dessas medidas permitirá às organizações ter maior controle sobre seus contratos, promovendo uma maior produtividade nos negócios.
Tornar a gestão de contratos mais eficiente exige disciplina, planejamento e organização. A adoção de processos e práticas modernas, como o uso de software de gerenciamento de contratos, pode ajudar os gerentes a simplificar as operações e melhorar a transparência nos processos. Ao adotar uma abordagem coerente para a gestão de contratos, as organizações podem obter melhores resultados, reduzindo riscos e custos, além de aumentar a satisfação dos clientes.
Uma gestão de contratos eficiente está associada, também, a uma boa gestão de tempo.
Na Contratos Digitais é possível unir o útil ao agradável, pois além promover uma excelente gestão do tempo – diminuindo o ciclo de conclusão do processo, assegurando rápida acessibilidade aos documentos e garantindo acesso de qualquer lugar/dispositivo – você ainda assegura-se de uma ótima gestão de documentos, aumentando a produtividade do seu time.
Certo, mas como fazer isso na prática?
1º O primeiro passo é substituir o processo tradicional pelo digital. Para isto, cadastre-se gratuitamente em nossa plataforma.
2º Separe os principais documentos de uso recorrente e, para otimizar tempo e ser ainda mais produtivo, inclua-os como modelos na plataforma (confira o tutorial).
3º Crie e organize pastas para cada tipo de documento. Além disso, você também poderá restringir o acesso a cada uma.
4º Agora é o momento de fazer seu primeiro envio. Não esqueça de selecionar a pasta corretamente.
5º Com o documento enviado e assinado pelos signatário você consegue ter acesso quando e onde quiser, em minutos. Além de cada signatário receber uma cópia, é possível fazer o download diretamente da plataforma sempre que precisar.
Assim é muito fácil gerir seus contratos, não é mesmo?
