Tudo o que você precisa saber sobre gestão de contratos
Com o mercado cada vez mais competitivo, ter processos eficientes são fundamentais para o sucesso de toda organização, independente do porte ou área de atuação.
Diante desse cenário, a Gestão de Contratos deve ser um dos primeiros passos a seguir, já que ao aperfeiçoar e organizar os procedimentos administrativos, a empresa ganha tanto em produtividade quanto em segurança.
É muito comum, no decorrer do tempo, surgir alguma necessidade de alteração ou ajustes nos documentos, por exemplo.
A revisão é indispensável!
No entanto, nem sempre as empresas se atentam a esses detalhes e muitas questões passam despercebidas, podendo gerar efeitos negativos no futuro.
Não abra mão de revisar seus documentos.
Por isso, evite erros que podem ocasionar outros problemas para o seu negócio. Conte com uma boa gestão e supervisione todos os estágios contratuais, certificando que todas as etapas sejam executadas com eficiência.
Neste post, abordaremos o por quê de gerenciar contratos, quais os principais benefícios, como é composto o ciclo de vida de um contrato e como você pode fazer esse gerenciamento na sua empresa. Boa leitura!
O que é gestão de contratos?
A gestão de contratos é um conjunto de medidas e práticas administrativas que se estende por todo o ciclo de vida do contrato, tendo como objetivo a supervisão, prevenção de danos e cumprimentos de todos prazos. Ela abrange toda a empresa, não apenas setores específicos.
Além disso, ela engloba atividades relacionadas a revisão, padronização, organização, minimização de riscos, alterações, entre outros.
E por que devo gerenciá-los?
Como já sabemos, os contratos possuem cláusulas e prazos para o seu cumprimento e necessita tanto de gerenciamento quanto de revisão contínua.
Existem contratos que possuem muitas brechas e podem causar vários riscos judiciais e possíveis problemas para a empresa. Por isso, fique atento!
Uma vez que o contrato tem como objetivo proporcionar segurança jurídica as partes envolvidas, é fundamental que ele seja bem redigido, claro e objetivo.
Dessa forma, a gestão de contratos contribui para que a empresa não caia em armadilhas e nem tenha prejuízos por falta de supervisão ou de atenção aos prazos e cláusulas estabelecidas. Além disso, é possível ter o controle sobre tudo o que foi tratado, realizando os devidos ajustes, eliminando e evitando possíveis erros e multas.
Com essa organização feita de forma correta, a empresa ganha e muito, visto que ela permitirá que o acordo seja cumprido.
Quais os principais benefícios da Gestão de Contratos?
Como já foi citado, um dos principais benefícios da Gestão de Contratos é o controle dos possíveis riscos nas relações contratuais, independente de sua complexidade. No entanto, esse não é o único benefício, confira mais alguns:
1 – Mais eficiência, produtividade e organização
O termo Gestão de Contratos por si só já diz muito. Esses pontos são consequência de um bom gerenciamento em todas as fases, pré e pós-contratual.
Com documentos bem organizados – principalmente na nuvem – fica muito mais fácil de localizá-los, otimizando o tempo de trabalho e aumentando tanto a eficiência quanto a produtividade.
2 – Garantir e controlar o cumprimento dos prazos
Garantir e controlar o cumprimento dos prazos, cláusulas, vencimento e renovação de todos os contratos, além de identificar a necessidade de adendos e aditivos contratuais. Com tudo organizado, dar conta disso torna-se bem mais fácil.
3- Evitar futuros prejuízos.
Poderia dar vários exemplos, mas vamos pensar que você esqueceu o prazo referente a renovação do contrato X. Falta apenas um dia para encerrar o prazo e o valor terá um reajuste de 20%.
Vai correr o risco de assiná-lo sem considerar uma outra opção?
Por não estar atento aos prazos, é possível perder oportunidades por falta de tempo hábil para tomar decisões.
4 – Mais segurança ao processo
Com as tecnologias disponíveis no mercado todos os documentos ficam salvos na nuvem, os envios e lembretes de assinaturas podem ser automatizados, proporcionando mais segurança ao processo.
5- Redução de custos e economia de tempo.
Redução de custos e economia de tempo. À medida que você reduz o uso do papel e substitui os documentos físicos por digitais, evita perdas e danos.
Qual o ciclo de vida de um contrato?
A Gestão de contratos engloba todo o ciclo de vida de um contrato. Ele é composto por fases que vão desde o início da proposta até o vencimento e renovações. Confira!
1. Planejamento
2. Redação
3. Negociação
4. Aprovação e revisão
5. Execução
6. Armazenamento
7. Revisões e aditivos
8. Encerramento ou renovação
9. Análise de desempenho
Em cada etapa desse ciclo é importante estar atento!
Como posso fazer a gestão de contratos?
O primeiro passo para um gerenciamento eficiente é mapear e padronizar todas as etapas do processo, conforme citamos acima, e que os responsáveis por eles o dominem.
Além disso, é fundamental a identificação – baseada nas experiências anteriores – das possíveis etapas que estão precisando ser melhoradas.
Para isso, existem algumas ferramentas disponíveis no mercado para gestão de documentos.
Então, vamos conferir?
1. Assinatura eletrônica
Visto que uma empresa possui vários tipos de contratos com datas e vigências diferentes, ter um software de automação como aliado é indispensável para manter o controle.
Por exemplo: sabe aquele documento que você leva em média 7 dias para criar, imprimir, coletar a assinatura do cliente e autenticar?
Certamente, com a plataforma de assinatura eletrônica é possível já deixar o modelo pronto do documento, preencher apenas o cadastro e enviar para o signatário assinar por e-mail ou WhatsApp em poucos minutos.
Além de que, você pode configurar um lembrete automático a cada 1, 3, 5 dias – como preferir -, para notificar que existe um documento pendente de assinatura.
É seguro mesmo?
VALIDADE JURÍDICA
Em primeiro lugar, esse tipo de assinatura possui validade jurídica. Desde 2001, a Medida Provisória 2200-2/2001 que deu origem aos certificados digitais, garante que mesmo os documentos que não forem assinados com certificado digital são válidos, desde que possa ser comprovada a autoria e integridade e sejam aceitos pelas partes.
Em segundo lugar, é seguro. Para que ele seja assinado com sucesso, independente do tipo de assinatura, o nosso sistema registra os logs que confirmam o passo a passo desde a criação até a sua finalização, capturando evidências tecnológicas que comprovam a aceitação das partes envolvidas.
Por exemplo, o acesso ao e-mail pessoal para ver o documento, acesso ao número cadastrado do WhatsApp. Em suma, em todos esses atos são registrados o IP, DATA, HORA, E-MAIL, Nº TELEFÔNICO.
Como resultado, com esses dados no comprovante, é possível exibir o caminho desde a criação até a finalização da assinatura.
Por outro lado, a tecnologia HASH 256 é a comprovação que não houve alteração no documento desde o início do processo até sua finalização.
Vale ressaltar que o mesmo cuidado que você tem ao fechar um negócio com um contrato físico, mantenha com os documentos digitais.
Armazenamento e gerenciamento de documentos
Com a Contratos Digitais você pode armazenar, gerenciar e controlar as informações de todos os contratos. É possível verificar os documentos pendentes de assinaturas, os que já foram assinados e os cancelados. Além disso, o gestor da conta pode restringir o acesso as pastas a cada usuário.
Outro ponto importante é que todo armazenamento é feito na nuvem.
Armazenamento na nuvem
“O armazenamento na nuvem é um modelo de computação em nuvem que armazena dados na Internet por meio de um provedor de computação na nuvem, que gerencia e opera o armazenamento físico de dados como serviço.
O serviço é fornecido sob demanda, com capacidade e custos just-in-time, e elimina a compra e o gerenciamento de sua própria infraestrutura de armazenamento físico de dados.
Assim, você obtém agilidade, escala global e resiliência, com acesso aos dados “a qualquer momento, em qualquer lugar”.
Fonte Amazon
Gestão de contratos
É essencial que as empresas possuam uma boa gestão de contratos para assegurar o cumprimento de todos os prazos e obrigações.
Como vimos, a tecnologia é uma ótima aliada para que esse processo aconteça de forma rápida, fácil e segura.
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Você está no caminho certo!
