Estamos sempre buscando formas de otimizar e automatizar diversos processos na gestão de um negócio para mantê-lo organizado e produtivo. O Workflow tem sido bastante utilizado nesse sentido, mas ainda existem muitas dúvidas sobre ele, seus benefícios e em como aplicá-lo.
Também conhecido como Fluxo de Trabalho, o Workflow nada mais é que um ciclo de tarefas sequenciadas – de forma clara e objetiva – para que determinada atividade seja finalizada com excelência.
Imagine que a partir de hoje você precisará executar uma atividade que não fazia parte da sua rotina de trabalho e o colaborador que podia te auxiliar está de férias. E agora? O que fazer e por onde começar? Certamente essas seriam suas dúvidas e um workflow poderia ter ajudar.
Continue a leitura para saber mais!
Qual o objetivo do Workflow?
Os principais objetivos do Workflow é proporcionar a padronização, melhorar a eficiência e produtividade na organização.
Um Workflow bem estruturado evitaria qualquer contratempo decorrente da falta de informação e clareza sobre o processo. Ele serve para nortear o usuário; agilizar e simplificar a comunicação; auxiliar no processo de decisão e minimizar erros.
O McDonalds, por exemplo, não teria dado tão certo se não houvesse uma padronização bem estabelecida. Tanto aqui no Brasil como em qualquer outro lugar do mundo você vai encontrar o mesmo padrão, seja no atendimento ou na própria comida. É impossível não perceber isso, mesmo com as adaptações à cultura do país.
Confira o vídeo abaixo e veja de forma prática o quanto é essencial ter um processo bem definido.
Cada segundo é importantíssimo em uma rede fast food. Por isso, ter um fluxo de trabalho bem padronizado é essencial. Qualquer erro, por menor que seja, pode comprometer a cadeia de produção.
Quais as principais vantagens de ter um fluxo de trabalho?
Se você chegou até aqui, certamente já conseguiu identificar ao longo dos parágrafos anteriores várias vantagens, não é mesmo? Mas não para por aí, vejamos mais algumas:
- Mapeamento completo de todo o processo
- Fluidez na execução das atividades
- Redução de falhas e desperdícios
- Controle dos processos internos
- Agilidade e otimização das tarefas
- Os envolvidos têm ciência de suas responsabilidades
- Redução de custos
- Mais transparência
- E melhor comunicação entre a equipe
E então, será que essas vantagens são suficientes para justificar o uso do Workflow em sua empresa?
Confira o tipo de fluxo que mais se adequa a sua realidade.
Quais os principais tipos de Workflow?
- Produção
O Workflow de produção é recomendado quando há grandes volumes de informações. Geralmente engloba vários ambientes, são mais precisos e possuem trabalhos repetitivos e complexos. É ideal para grupos maiores. Nesse modelo as regras precisam ser bem definidas e não são passíveis de alteração. É muito utilizado em grandes organizações.
- Ad hoc
O Ad hoc é um modelo mais simples e flexível; permitindo alterações, se necessário, e normalmente não se utiliza automação. É mais recomendado para quem realiza tarefas individualmente.
No processo de vendas, por exemplo, por mais que exista uma sequência “ideal” para o seu fechamento, a depender do fluxo da conversa, o vendedor tem mais liberdade para alterar alguma etapa se julgar necessário.
- Administrativo
O Workflow administrativo fica ali entre o de Produção e Ad hoc, são atividades mais burocráticas. É bastante utilizada a automação, nesse modelo, para otimizar tempo.
Quando se trata de contratos, por exemplo, precisamos seguir uma ordem: criação, revisão, envio, coleta de assinatura e armazenamento. Não dá pra simplesmente anular ou alterar essa sequência. É fundamental seguir cada etapa.
Ninguém assina um documento aleatoriamente sem que antes tenha ocorrido alguma venda, negociação ou acordo.
Como criar um Workflow?
Criar um Workflow pode até parecer complicado no primeiro momento, mas você vai descobrir o quanto é simples e como será de grande valia realizar esse procedimento o quanto antes na sua empresa.
- Defina o seu objetivo. Vamos supor que seria a coleta de assinatura eletrônica em documentos.
- Com o objetivo definido, chegou a hora de fazer um mapeamento de todo processo. Para isso, liste todas as etapas que são essenciais para que essa tarefa seja realizada. Inclusive é fundamental que a equipe esteja presente. Vejamos:
- Coletar as informações do cliente
- Elaborar o contrato
- Revisar o contrato
- Configurar o documento na plataforma de assinatura
- Enviar
- Assinar documento
- Agora relacione quem é responsável por cada entrega
- Defina os recursos necessários e as condições para mudar de uma etapa para outra
- Com todas essas informações em mãos, você pode utilizar ferramentas como o Canva ou Pipefy para criar o modelo de workflow.
As tarefas podem ser tanto automatizadas quanto manuais. No entanto, também é possível mesclar as duas modalidades.
A imagem gráfica é bastante utilizada para se ter uma visão macro de todo processo, podendo ser detalhado de forma específica ou genérica todas as etapas e condições para realizar cada tarefa. Dessa forma fica bem mais fácil de entender e aprimorar cada uma.
Confira o modelo de Workflow referente a coleta de assinatura em documentos. Vale ressaltar que é um modelo mais genérico.
Agilize o fluxo de trabalho da sua empresa com as assinaturas eletrônicas
A automação é essencial para o dia a dia de qualquer empresa, principalmente quando se trata de atividades repetitivas. Então, para deixar a sua rotina mais dinâmica e produtiva, conte com uma plataforma especializada em coleta de assinaturas em documentos. Confira os benefícios:
- Zero papel e impressão
- Sem idas e vindas atrás do cliente para assinar o documento (e muito trânsito)
- Negócios fechados rapidamente, pois o digital deixa tudo mais ágil
- Documentos assinados com validade jurídica, uma vez que estamos amparados na medida provisória MP 2200-2/2001
- Assinaturas 100% via WhatsApp com selfie, token via email ou certificado digital
- Sem taxa de cartório para reconhecer firma
- Não precisa passar horas procurando um contrato/documento, tudo fica salvo na nuvem
- Nada de documentos perdidos
- Mais controle e transparência
- Elimina trabalhos repetitivos, pois todo processo pode ser automatizado
- Facilidade para auditoria
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