Otimize sua Gestão com Workflow: Guia Completo para Implementação Eficiente
Estamos sempre buscando formas de otimizar e automatizar processos na gestão de um negócio para torná-lo mais organizado e produtivo. O Workflow tem sido amplamente utilizado para esse fim, mas ainda existem muitas dúvidas sobre seus benefícios e como aplicá-lo de forma eficiente.
Também conhecido como Fluxo de Trabalho, o Workflow é um ciclo de tarefas sequenciadas de forma clara e objetiva para garantir que determinada atividade seja finalizada com eficiência e qualidade.
Imagine que, a partir de hoje, você precisará executar uma atividade que não fazia parte da sua rotina de trabalho, e o colaborador que poderia te auxiliar está de férias. E agora? O que fazer e por onde começar? Certamente essas seriam suas dúvidas, e um Workflow bem estruturado poderia te ajudar.
Continue a leitura e descubra mais!
Qual o objetivo do Workflow?
Os principais objetivos do Workflow são proporcionar padronização, eficiência e produtividade na organização.
Com um Workflow bem estruturado, evitamos contratempos decorrentes da falta de informação e clareza sobre o processo. Ele serve para:
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Orientar os envolvidos no fluxo de trabalho;
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Agilizar e simplificar a comunicação entre as partes;
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Auxiliar na tomada de decisões;
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Reduzir erros e retrabalho.
Um exemplo prático disso é a rede McDonald’s. O sucesso global da marca só foi possível devido à padronização de seus processos. Em qualquer lugar do mundo, o atendimento e a qualidade dos produtos seguem um padrão rigoroso, garantindo a mesma experiência ao cliente. Essa previsibilidade e eficiência são benefícios diretos do Workflow.
Confira este vídeo para entender a importância de um processo bem definido: 📽️ Assista ao vídeo
Quais são as vantagens de um Workflow eficiente?
Os benefícios de um Workflow bem implementado vão além da simples organização. Veja alguns dos principais ganhos:
✅ Mapeamento completo de todos os processos; ✅ Fluidez na execução das atividades; ✅ Redução de falhas e desperdícios; ✅ Melhor controle dos processos internos; ✅ Maior agilidade e produtividade; ✅ Clareza nas responsabilidades de cada envolvido; ✅ Redução de custos operacionais; ✅ Maior transparência e rastreabilidade; ✅ Melhor comunicação entre as equipes.
E então, essas vantagens são suficientes para justificar o uso do Workflow na sua empresa? 😃
Quais são os principais tipos de Workflow?
Os fluxos de trabalho podem variar conforme a necessidade da empresa. Os principais tipos são:
🔹 Workflow de Produção: Indicado para grandes volumes de informação, envolve processos repetitivos e complexos. Muito usado por grandes organizações, onde as regras são fixas e não podem ser alteradas.
🔹 Workflow Ad hoc: Modelo mais flexível, permitindo alterações conforme necessidade. É ideal para processos individuais ou situações em que as etapas não são rigidamente definidas.
🔹 Workflow Administrativo: Combina elementos dos dois anteriores. Muito utilizado para tarefas burocráticas que exigem automação para otimizar tempo, como a gestão de contratos (criação, revisão, envio, assinatura e armazenamento).
Como criar um Workflow para sua empresa?
Criar um Workflow pode parecer complexo no início, mas é mais simples do que parece! Veja os passos essenciais:
1️⃣ Defina o objetivo do Workflow. Exemplo: coletar assinaturas eletrônicas em documentos.
2️⃣ Mapeie todas as etapas do processo, listando as ações necessárias para concluir a atividade. Exemplo:
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Coletar informações do cliente;
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Elaborar o contrato;
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Revisar o documento;
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Configurar o documento na plataforma de assinatura;
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Enviar para assinatura;
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Finalizar e armazenar.
3️⃣ Defina os responsáveis por cada etapa. Isso garante clareza nas atribuições e melhora o fluxo de trabalho.
4️⃣ Determine os recursos necessários e as condições para avançar de uma etapa para outra.
5️⃣ Utilize ferramentas de automação. Plataformas como Pipefy e Canva ajudam na visualização e automação dos processos.
Automatize seu Workflow com Assinaturas Eletrônicas
A automação é essencial para tornar os processos mais eficientes. Quando se trata de gestão de contratos, a assinatura eletrônica traz diversos benefícios:
🚀 Zero papel e impressão; 🚀 Sem necessidade de deslocamento para coletas de assinatura; 🚀 Agilidade no fechamento de negócios; 🚀 Documentos assinados com validade jurídica (MP 2200-2/2001); 🚀 Opção de assinatura via WhatsApp, token por e-mail ou certificado digital; 🚀 Redução de custos com cartórios; 🚀 Facilidade para armazenamento e auditoria.
Quer saber mais sobre como otimizar seus processos com assinatura eletrônica?
